Sistem za upravljanje dokumentima i kancelarijskim poslovanjem
Svaki dokument koji uđe u Vašu firmu dobija svoje mjesto, svog čovjeka i svoj rok. Od prijema do arhive, elektronski, bez nošenja papira po kancelarijama.
Softverska rješenja kojima vjeruju
Dokument postoji, ali niko ne zna gdje je
Papir, folderi na računarima i e-mailovi rade posao sistema. Dok se dokument nađe, odobri i proslijedi dalje, prođe više vremena nego što je iko spreman da prizna.
Traženje umjesto rada.
Dokument je negdje u registratoru, u nečijem folderu ili u e-mailu od prije godinu dana. Ko ga traži, taj dan ne radi ništa drugo.
Odobrenja putuju ručno.
Papir ide od stola do stola, a kad neko nije tu, stoji. Niko ne zna kod koga je stao dok se ne krene tražiti unazad.
Nema traga ko je šta uradio.
Ne vidi se ko je dokument primio, ko ga je mijenjao i ko ga je odobrio. Kad zatreba odgovor, oslanjate se na sjećanje ljudi.
Isti dokument postoji u više verzija.
Kruži kroz e-mail, svako ga mijenja u svojoj kopiji, pa se na kraju ne zna koja je posljednja i koja važi.
Put dokumenta od prijema do arhive
Dokument uđe jednom u sistem i dalje ide sam, po pravilima koja Vi postavite.
Šta se mijenja kada dokumenti dobiju sistem
Promjena se prvo vidi na vremenu, a odmah zatim na tome koliko posla isti ljudi stignu da urade.
Dokument se nalazi za nekoliko sekundi.
Umjesto obilaska kancelarija i pretresanja registratora, pretraga daje odgovor odmah.
Odobrenja prestaju da stoje.
Kada je jasno kod koga je dokument i koliko dugo, više se ne gubi vrijeme na pitanje gdje je zapelo.
Isti ljudi obrade više predmeta.
Vrijeme koje je odlazilo na traženje, kopiranje i nošenje papira vraća se u posao.
Rukovodstvo vidi stanje u realnom vremenu.
Koliko je predmeta zaprimljeno, koliko riješeno, koliko čeka i koliko je opterećena svaka organizaciona jedinica.
Papir prestaje da bude uslov za rad.
Ljudi rade sa dokumentima sa bilo koje lokacije, a fizički obilazak kancelarija više nije dio procesa.
Kome TQORE DMS najviše koristi
Ako Vaš posao stvara mnogo dokumenata koji moraju proći kroz više ruku, sistem se isplati brzo. Ima smisla ako se prepoznate u ovome:
Dokumentacija Vam prolazi kroz više ruku prije nego što bude gotova
Imate više odjeljenja, poslovnica ili skladišta
Ugovori, ponude, otpremnice i nalozi stoje po registratorima i folderima
Odobrenja čekaju na nekoga ko nije u kancelariji
Ne možete brzo odgovoriti ko je šta odobrio i kada
Šta se konkretno promijenilo poslije uvođenja
Projekti u kojima smo ručno vođeno poslovanje preveli u sistem.
Šta nas klijenti često pitaju
Da li je ovo samo za javne institucije?
Ne. Javne institucije jesu veliki dio naših referenci, jer se tamo najranije krenulo sa elektronskim kancelarijskim poslovanjem. Isti problemi postoje i u privatnim firmama, samo se drugačije zovu.
Da li naši ljudi moraju da uče novi način rada?
Sistem prati korake koje već imate, pa se ne uči nova procedura nego novi alat. Obuka je dio uvođenja i radi se sa ljudima koji će u sistemu raditi svaki dan.
Da li se povezuje sa programima koje već koristimo?
U većini slučajeva da. Šta je tačno moguće zavisi od programa koji imate, pa to provjeravamo prije nego bilo šta obećamo.
Da li sistem radi kod nas ili online?
Oba načina su moguća. Dio klijenata traži da sve stoji na sopstvenim serverima, drugima odgovara da mi vodimo računa o tome. Način se dogovara na početku, prema Vašim pravilima i propisima koji Vas obavezuju.
Koliko traje uvođenje?
Zavisi od broja procesa, količine dokumentacije i broja lokacija. Nakon snimanja stanja dobijate plan po fazama, sa datumima uz koje stojimo.
Šta biva sa dokumentima koje već imamo?
Postojeća dokumentacija se skenira i unosi u sistem, a obim i redoslijed se dogovaraju kroz snimanje stanja. Neki klijenti krenu od tekućih predmeta, pa staru arhivu dodaju kasnije.