Brža obrada ulazne dokumentacije uz automatsko povezivanje sa predmetima

Klijent

‍Javna institucija

‍

Izazov

Ručno povezivanje usporavalo je obradu dokumentacije

Javna institucija svakodnevno je zaprimala veliki broj dokumenata koje je trebalo skenirati, evidentirati i povezati sa odgovarajućim predmetima. Nakon skeniranja zaposleni su ručno pretraživali sistem, pronalazili predmet i pridruživali mu dokument.

Takav postupak zahtijevao je dodatno vrijeme pri obradi svakog dokumenta i povećavao rizik od pogrešnog povezivanja. Instituciji je bilo potrebno da ubrza evidentiranje, a da pritom svaki skenirani dokument bude pridružen odgovarajućem predmetu.

‍

Rješenje

Automatsko prepoznavanje barkodova

U okviru TQORE DMS-a implementiran je napredni modul za barkodove. Sistem automatski prepoznaje barkod na skeniranom dokumentu i na osnovu njega povezuje dokument sa odgovarajućim predmetom ili zapisom u sistemu.

Zaposleni zato ne moraju pojedinačno pretraživati evidenciju i birati predmet za svaki skenirani dokument. Povezivanje se obavlja automatski, u okviru postojećeg postupka skeniranja i evidentiranja.

‍

Rezultat

Brže evidentiranje uz manje grešaka

Automatskim povezivanjem dokumenata ubrzani su skeniranje i evidentiranje ulazne dokumentacije, uz manje grešaka prilikom pridruživanja predmetima. Zaposleni mogu obraditi veći broj dokumenata u istom vremenskom periodu, bez ponavljanja ručnog pretraživanja i odabira predmeta.

Dokument se sada povezuje sa predmetom na osnovu barkoda, umjesto da zaposleni tu vezu uspostavlja ručno.

‍

Sličan izazov u vašoj organizaciji?

Ako svakodnevno obrađujete veliki broj dokumenata, saznajte kako TQORE DMS može pojednostaviti njihovo evidentiranje i povezivanje sa predmetima.