Klijent
Javna institucija
Izazov
Ručna obrada zahtjeva i nedostatak jedinstvenog pregleda
Zahtjevi koji su pristizali putem protokola obrađivali su se ručno, uz pisanu dokumentaciju i zasebne evidencije. Zaposleni nisu imali jedinstven pregled broja zaprimljenih, riješenih i neriješenih zahtjeva, niti njihovog trenutnog statusa.
Zbog toga je bilo teže pratiti tok obrade, opterećenje organizacionih jedinica i efikasnost rada. Rukovodstvu su za pregled realizacije bili potrebni ažurni podaci o zahtjevima, umjesto informacija koje se naknadno prikupljaju iz ručnih evidencija.
Rješenje
Elektronski tokovi obrade i izvještaji
U okviru TQORE DMS-a automatizovana je obrada specifičnih obrazaca i zahtjeva koji se zaprimaju putem protokola. Definisani su elektronski tokovi obrade, omogućeno praćenje statusa predmeta i generisanje izvještaja o realizaciji zahtjeva.
Statusi zahtjeva sada se prate u sistemu, a izvještaji omogućavaju uvid u broj zaprimljenih, riješenih i neriješenih predmeta. Na jednom mjestu dostupni su podaci potrebni za praćenje toka obrade i realizacije zahtjeva.
Rezultat
Pregled zahtjeva i veća kontrola nad obradom
Obrada zahtjeva je ubrzana, a potreba za ručnim vođenjem evidencije smanjena. Zaposleni i rukovodstvo imaju pregled broja zaprimljenih, riješenih i neriješenih predmeta, kao i njihovog statusa. Ažurni podaci o realizaciji olakšavaju praćenje rada i pravovremeno reagovanje.
Institucija više ne mora da sastavlja pregled obrade iz odvojenih ručnih evidencija: informacije o statusu i realizaciji zahtjeva dostupne su kroz sistem i izvještaje.
Sličan izazov u vašoj organizaciji?
Želite jasniji pregled obrade zahtjeva? Saznajte kako TQORE DMS može podržati elektronsku obradu predmeta i praćenje njihove realizacije.
Zakažite konsultaciju