Klijent
Javna institucija
Izazov
Kancelarijsko poslovanje zasnovano na papirnim evidencijama
Institucija je kancelarijsko poslovanje vodila putem papirnih knjiga, upisnika i fizičke dokumentacije. Prijem, evidentiranje, raspodjela i praćenje predmeta obavljali su se ručno, a pronalaženje potrebnih dokumenata zahtijevalo je dodatno vrijeme. Ovakav način rada povećavao je mogućnost grešaka i gubitka dokumentacije.
Dodatni izazov bio je nedostatak pravovremenog uvida u status predmeta. Rukovodstvo nije imalo jedinstven pregled predmeta i njihovog trenutnog statusa, što je otežavalo praćenje rada i pravovremeno reagovanje.
Rješenje
Elektronska pisarnica, predmeti i digitalna arhiva
Implementiran je TQORE DMS sa modulima elektronske pisarnice, upravljanja predmetima, digitalne arhive i elektronskih radnih tokova. Sistem je konfigurisan u skladu sa poslovnim procesima institucije, a zaposleni su prošli obuku za prelazak na elektronsko kancelarijsko poslovanje.
Evidentiranje, raspodjela, obrada i praćenje predmeta objedinjeni su u elektronskom sistemu. Dokumentacija se čuva u digitalnoj arhivi, a informacije o predmetima dostupne su bez pretraživanja odvojenih papirnih evidencija.
Rezultat
Brža obrada i pregled statusa predmeta
Institucija je uspostavila elektronsko kancelarijsko poslovanje i prestala da vodi papirne upisnike i pomoćne evidencije. Evidentiranje, obrada i pronalaženje predmeta su ubrzani, a rukovodstvo sada može pratiti njihov status u realnom vremenu.
Umjesto odvojenih papirnih upisnika, zaposleni koriste isti sistem za svakodnevni rad sa predmetima, dok rukovodstvo ima ažuran pregled njihovog statusa.
Sličan izazov u vašoj organizaciji?
Planirate prelazak sa pisanih evidencija na elektronsko kancelarijsko poslovanje? Saznajte kako TQORE DMS može podržati vaše poslovne procese.
Zakažite konsultaciju