Mail je organizovan prema tome ko vam je pisao. Drive prema folderima i osobi koja je dokument sačuvala. Kalendar prema datumu. Lista zadataka prema tome šta treba uraditi.
A predmet?
Predmet je istovremeno u svima njima.
Tu počinje problem koji se često pogrešno opisuje kao „previše administracije“.
Nije stvar samo u tome koliko vremena advokat provede unoseći podatke. Problem je i vrijeme koje ode na ponovno pronalaženje konteksta: gdje je dokument, ko je razgovarao sa klijentom, koji je sljedeći rok, da li je kolega završio zadatak i koja je verzija podneska posljednja.
Cijena prebacivanja između alata
Harvard Business Review je objavio istraživanje u kojem je praćeno 137 zaposlenih u tri kompanije. Zaposleni su se između aplikacija prebacivali oko 1.200 puta dnevno. Na ponovno snalaženje nakon prebacivanja trošili su nešto manje od 4 sata sedmično, odnosno oko 9% radnog vremena.
Problem prebacivanja između nepovezanih sistema postoji i u pravnom radu. Četiri sata sedmično ne zvuče dramatično dok ih ne pomnožite sa cijelim timom i cijelom godinom.
Gdje gubite vrijeme
Prosječna stopa iskorištenosti u advokatskim kancelarijama je 38%. To je udio radnog vremena koji se evidentira kao naplativ rad. Od toga se fakturiše 88%, a naplati 93%.
Pojednostavljeno: od osmočasovnog dana naplaćeno bude oko dva i po sata. Ostatak radnog vremena nije naplaćen klijentu, a u njemu su, između ostalog, administracija, komunikacija, organizacija predmeta i traženje informacija.
Problem nije to što koristite mail, Drive ili kalendar
Problem nastaje kad oni zajedno postanu sistem za vođenje kancelarije, iako nijedan nije napravljen za to. Klijent pošalje dokument mailom. Dokument završi u folderu. Rok se ručno prepiše u kalendar. Zadatak se kolegi pošalje porukom. Vrijeme se evidentira kasnije, iz sjećanja. Faktura je negdje drugo.
Svaki korak djeluje bezazleno. Ali između tih koraka nastaje prostor u kojem se informacije dupliraju, zaboravljaju ili ostaju vezane za osobu koja ih je posljednja koristila.
Zato pravo pitanje nije „Gdje čuvamo dokumente?“
Nego: „Kad otvorimo predmet, vidimo li odmah sve što mu pripada?“
Predmet treba biti centar rada
Prirodna jedinica rada u advokatskoj kancelariji nije dokument. Nije mail. Nije datum.
To je predmet.
Za jedan predmet vezani su klijent, dokumentacija, aktivnosti, rokovi, zadaci, utrošeno vrijeme, fakture i ljudi koji na njemu rade.
Kad su te informacije raspoređene kroz pet alata, kancelarija svaki dan iznova sklapa sliku predmeta. Kad su povezane, predmet postaje mjesto od kojeg rad počinje.
„Ali mi smo mala kancelarija.“
Upravo je kod malih kancelarija ovaj problem često najskuplji.
Velika kancelarija može imati ljude čiji je posao da vode administraciju i evidencije. Kod samostalnog advokata ili tima od nekoliko ljudi, svaki sat potrošen na traženje dokumenta, provjeru roka ili rekonstruisanje urađenog posla uzima vrijeme od pravnog rada i razvoja kancelarije.
Zato veličina kancelarije nije najbolji kriterij kad procjenjujete da li vam treba program za advokate. Bolje pitanje glasi:
Koliko vaš posao zavisi od toga da jedna osoba „zna gdje je šta“?
Ako je odgovor „mnogo“, problem već postoji.
Cloud više nije izuzetak u advokaturi
Prema istraživanju Američke advokatske komore (ABA Legal Technology Survey 2024), oko 75% advokata koristi cloud tehnologiju za poslovne zadatke. Godinu ranije bilo ih je 69%.
Rasprava se, dakle, sve manje vodi o tome treba li advokatura koristiti digitalne alate. Važnije je pitanje kako ih organizovati.
Dodavanje još jednog nepovezanog alata nije digitalizacija. Ponekad samo znači da ste sa četiri mjesta na kojima tražite informaciju prešli na pet.
Kako izgleda dobro organizovan sistem
Otvorite predmet i vidite:
- klijenta,
- dokumente,
- šta je urađeno i šta slijedi,
- ko je odgovoran,
- rok,
- koliko je vremena evidentirano,
- finansijski dio.
Ne zato što je sve smješteno u jedan ogroman folder, nego zato što je sve organizovano oko istog predmeta.
To je razlika između zbirke poslovnih alata i programa za vođenje advokatske kancelarije.
Tehnologija ne treba da vas tjera da mislite o tehnologiji
Dobar program za advokatsku kancelariju ne uvodi deset novih koraka samo zato što može.
Njegov posao je suprotan: da ukloni provjere, duple unose i sitne administrativne odluke koje se ponavljaju svaki dan.
Advokatskoj kancelariji ne treba još jedan program koji mora naučiti. Treba joj manje mjesta na kojima traži odgovor.
LEXRA: jedan predmet i sve što mu pripada
LEXRA je razvijena upravo oko te ideje. Predmeti, klijenti, dokumenti, zadaci, rokovi, aktivnosti, utrošeno vrijeme, fakture i izvještaji vode se u jednom povezanom sistemu, umjesto kroz niz odvojenih evidencija.
- Početna stranica: obaveze za danas, mjesečni kalendar, fakture koje dospijevaju i one u kašnjenju.
- Rokovi: sami podsjećaju, putem automatskih notifikacija.
- Status klijenta: kompletna istorija saradnje na jednom mjestu.
- Zadaci: dodjeljuju se timu i prate, uključujući Kanban pregled.
- Pristup: sa bilo kog mjesta, uz uloge prilagođene advokatima, saradnicima, pripravnicima i administraciji.
LEXRA softver razvija TQORE, kompanija iz Banje Luke koja razvija poslovni softver za upravljanje dokumentima i procesima.
→ Posjetite LEXRA-u i isprobajte je: lexra.biz
Česta pitanja
Šta je program za advokate?
To je softver koji advokatima i kancelarijama omogućava da na jednom mjestu vode predmete, klijente, dokumente, rokove, zadatke, utrošeno vrijeme i finansije, umjesto kroz rokovnike, tabele i odvojene alate.
Da li je program za advokate isplativ i za samostalnog advokata?
Kod samostalnih advokata svaki sat potrošen na administraciju ide na račun pravnog rada, pa povezan sistem često donosi najviše upravo njima. LEXRA je namijenjena i samostalnim advokatima i manjim i srednjim kancelarijama.
Mogu li pristupiti predmetima van kancelarije?
Da. LEXRA je dostupna sa bilo koje lokacije uz internet vezu, a Android aplikacija je dostupna na Google Playu.
Gdje se čuvaju podaci?
LEXRA koristi cloud infrastrukturu Microsoft Azure i AWS. Detalji o obradi podataka navedeni su u Politici privatnosti i Ugovoru o obradi podataka (DPA) na lexra.io.
Kako mogu isprobati LEXRA-u?
Na lexra.biz možete započeti besplatni probni period.
Izvori
- Harvard Business Review, How Much Time and Energy Do We Waste Toggling Between Applications?, avgust 2022: https://hbr.org/2022/08/how-much-time-and-energy-do-we-waste-toggling-between-applications
- Clio, Legal Trends Report 2025, benchmark vrijednosti: https://www.clio.com/resources/legal-trends/benchmarks/
- American Bar Association, 2024 Cloud Computing TechReport: https://www.americanbar.org/groups/law_practice/resources/tech-report/2024/2024-cloud-computing-techreport/