Excel je jedan od najboljih poslovnih alata ikada napravljenih.
Brz je. Fleksibilan. Svi ga znaju.
Novu tabelu otvorite za pet minuta i riješite problem bez IT projekta, implementacije i obuke.
Upravo zato firme na Excelu ostaju duže nego što bi trebalo.
Problem ne počinje kad koristite Excel, već kada Excel, gotovo neprimjetno, postane centralni sistem vaše firme.
Prodaja ima svoju tabelu. Skladište drugu. Nabavka treću. Finansije četvrtu. Direktor dobije petu, u kojoj je neko pokušao spojiti prethodne četiri.
Posao i dalje funkcioniše, ali svakog mjeseca treba više vremena da se utvrdi čiji je podatak tačan.
Excel radi odlično dok odgovor zavisi od jedne tabele
Komplikacije počinju kad odgovor zavisi od pet ljudi.
- Koliko robe trenutno imamo?
- Šta je rezervisano, a šta naručeno?
- Kolika je stvarna marža?
- Šta je danas prodato na udaljenoj lokaciji?
- Koji kupci kasne sa plaćanjem?
- Koliko nas proizvod zapravo košta?
Ako odgovor na jednostavno poslovno pitanje počinje rečenicom „Samo da provjerim sa…“, vrijedi pogledati kako su podaci organizovani.
Rukovodstvu podatak rijetko treba sljedećeg petka. Treba mu sada.
Greške u tabelama nisu izuzetak
Greške u tabelama su dobro istražen problem. Profesor Raymond Panko sa Univerziteta na Havajima godinama prikuplja rezultate terenskih revizija poslovnih tabela:
- u pet najrigoroznijih revizija, važne greške pronađene su u 91% od 55 pregledanih tabela,
- u širem skupu od devet studija, greške su pronađene u 84% od 163 tabele.
To ne znači da je „91% svih Excel fajlova pogrešno“. Znači da je složene operativne tabele veoma teško održati bez grešaka kad rastu broj formula, korisnika i međusobnih veza.
Čak i savršeno tačna tabela ima jedno ograničenje: ne zna da se nešto dogodilo u drugom odjeljenju. Neko mora prenijeti podatak. Tu nastaju kašnjenje i dupli unos.
5 znakova da je vaša firma prerasla tabele
1. Imate više verzija iste istine
Prodaja_final.xlsx
Prodaja_final2.xlsx
Prodaja_FINAL_novo.xlsx
Šala je poznata jer je situacija poznata. Kad više ljudi radi sa istim informacijama u različitim fajlovima, pitanje više nije gdje je fajl, nego koji podatak predstavlja stvarno stanje.
ERP sistem tome pristupa drugačije. Prodaja, nabavka, skladište, proizvodnja i finansije koriste iste, povezane podatke. Ne spajate naknadno pet slika poslovanja, nego radite sa jednom.
2. Isti podatak unosite više puta
Kupac postoji u prodaji, pa ga ponovo unosite za fakturisanje. Artikal postoji u skladištu, pa ga unosite u drugu evidenciju. Narudžba stigne mailom, pa je neko prepisuje u tabelu.
Svaki ponovni unos je još jedan korak i još jedna prilika za grešku. Zato su u ERP sistemu partneri, artikli i skladišta jedinstveni registri, a ne više verzija iste informacije.
3. Stanje je tačno, ali od juče
Firma može imati kvalitetne podatke i opet odlučivati prekasno.
Ako izvještaj zahtijeva da neko prvo skupi podatke iz više izvora, provjeri ih, uskladi i tek onda pošalje upravi, firma zapravo gleda u prošlost.
U operativnom poslovanju razlika između „Koliko smo imali?“ i „Koliko imamo sada?“ može biti velika. Vrijednost pregleda u realnom vremenu nije lijep dashboard. Vrijednost je u tome što odluka više ne čeka ručno sastavljen izvještaj.
4. Firma zavisi od osobe koja je napravila tabelu
Skoro svaka firma ima jednu takvu tabelu. Radi savršeno. Ima formule koje niko drugi ne razumije. Osoba koja ju je napravila tačno zna gdje se šta upisuje.
Dok je na poslu.
Sistem ne bi smio zavisiti od znanja jedne osobe. Proces treba biti ugrađen u način rada firme.
5. Rast povećava administraciju brže nego prihod
Nova lokacija. Novo skladište. Više artikala, transakcija i ljudi.
Ako svaki novi dio poslovanja traži novu tabelu i još jednu ručnu provjeru, administracija firme ne raste zajedno sa poslovanjem. Ona ga sustiže.
ERP ne treba uvoditi zato što je Excel „loš“
ERP nije nagrada koju firma dobije širenjem poslovanja. Niti svaki proces treba prebaciti u veliki sistem. Excel će i dalje biti odličan za analize, brze kalkulacije i planiranje.
Pitanje je samo jedno:
Koristite li Excel kao alat ili kao infrastrukturu?
Ako od tabela zavise zalihe, prodaja, nabavka, troškovi i ključne odluke uprave, možda vam ne treba bolja tabela, nego drugačiji sistem.
ERP ne počinje kupovinom softvera
ERP počinje razumijevanjem procesa:
- Kako danas radite?
- Gdje se podatak prvi put unosi, ko ga koristi i gdje se ponovo prepisuje?
- Gdje nastaju kašnjenja?
- Koji izvještaji su zaista potrebni?
- Šta treba automatizovati, a šta ne?
Zato TQORE uvođenje XARPA ERP-a ne posmatra kao instaliranje gotovog programa i liste funkcija. Prvi korak je pregled vašeg poslovanja i izrada Business Blueprinta (BBP). To je dokument u kojem se, prije ponude, definišu procesi, potrebne funkcionalnosti i obim implementacije. Tako i vi i mi tačno znamo šta se uvodi, prije nego što počne projekat.
Loš proces neće postati dobar samo zato što ste ga prebacili u ERP. Samo će postati digitalan loš proces.
XARPA ERP
XARPA ERP je poslovni softver za firme u Republici Srpskoj. Povezuje prodaju, nabavku, skladište, proizvodnju i finansije i daje pregled prometa, zaliha, troškova, marži i razlike u cijeni u realnom vremenu. Udaljene lokacije i maloprodaja povezuju se sa centralom.
Dobro postavljen ERP počinje mnogo prije prvog klika u softveru.
→ Zakažite konsultaciju za XARPA ERP
Česta pitanja
Šta je ERP sistem?
ERP (Enterprise Resource Planning) je poslovni softver koji prodaju, nabavku, skladište, proizvodnju i finansije povezuje u jedan sistem sa zajedničkim podacima. Podatak se unosi jednom i dostupan je svima koji ga trebaju.
Da li ERP potpuno zamjenjuje Excel?
Ne. ERP preuzima ulogu centralne evidencije poslovanja. Excel ostaje koristan za analize, planiranje i ad hoc kalkulacije.
Da li je ERP samo za velike firme?
Ne. Veličina firme nije najbolji kriterij. Važnije je koliko se vaše poslovanje oslanja na ručno povezivanje podataka iz više izvora: više skladišta ili prodajnih mjesta, veleprodaja, distribucija, proizvodnja ili prodaja usluga.
Koliko traje uvođenje ERP-a?
Zavisi od procesa i obima. Upravo zato se prije ponude radi snimanje stanja i Business Blueprint, u kojem se obim precizno definiše.
Šta pokriva održavanje XARPA ERP-a?
Održavanje obuhvata postojeće funkcionalnosti, usklađivanje sa zakonskim izmjenama, nove verzije i otklanjanje grešaka. Nove funkcionalnosti se ugovaraju posebno.
Izvori
- Raymond R. Panko, Audits of Operational Spreadsheets, Spreadsheet Research (SSR): https://panko.com/ssr/Audits.html